Dernière mise à jour : 2 octobre 2026
VR Admin Pro accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles et s’engage à les traiter de manière transparente, sécurisée et conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
La présente politique explique quelles données personnelles peuvent être traitées par VR Admin Pro, pourquoi elles sont utilisées, avec quels prestataires et quels sont vos droits.
1. Responsable du traitement
Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est :
VR Admin Pro
Entreprise individuelle de Vanessa Romero
Brignoles, France
Site internet : https://vradminpro.fr
Pour toute question concernant vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter VR Admin Pro à l’adresse e-mail professionnelle indiquée sur le site.
2. Quelles données personnelles peuvent être traitées ?
Selon votre relation avec VR Admin Pro, les données suivantes peuvent notamment être traitées :
- Nom et prénom ;
- Entreprise et activité professionnelle ;
- Fonction ou métier ;
- Adresse e-mail ;
- Numéro de téléphone ;
- Ville ou adresse professionnelle ;
- Informations communiquées lors des échanges par e-mail ou téléphone ;
- Informations nécessaires à l’établissement des devis, factures et au suivi des règlements ;
- Historique des contacts et relances ;
- Informations nécessaires à l’organisation d’un rendez-vous ;
- Informations nécessaires à l’organisation et au suivi d’une prestation ou d’une formation.
VR Admin Pro veille à ne collecter que les informations nécessaires à la finalité poursuivie.
3. Pourquoi vos données sont-elles utilisées ?
Gestion des prospects et de la relation commerciale
Les données peuvent être utilisées pour :
- Répondre à une demande ;
- Présenter les prestations de VR Admin Pro ;
- Préparer un devis ;
- Assurer les relances et le suivi commercial ;
- Organiser un rendez-vous ;
- Gérer la relation avec les prospects.
Selon la situation, ces traitements reposent notamment sur les mesures précontractuelles ou sur l’intérêt légitime de VR Admin Pro à développer son activité professionnelle.
Lorsqu’une prospection professionnelle est réalisée, les personnes peuvent demander à ne plus être contactées.
Gestion des clients et prestations
Lorsque vous devenez client, vos données sont utilisées notamment pour :
- Organiser et réaliser la prestation ;
- Communiquer avec vous ;
- Gérer les documents nécessaires à la mission ;
- Assurer le suivi de la relation client ;
- Établir les devis et factures ;
- Suivre les règlements.
Ces traitements reposent principalement sur les mesures précontractuelles et l’exécution du contrat.
Facturation et obligations administratives
Certaines données sont conservées afin de satisfaire aux obligations comptables, fiscales et administratives de VR Admin Pro.
Ce traitement repose sur les obligations légales applicables à l’entreprise.
Formation professionnelle
Dans le cadre des prestations de formation Excel réalisées pour le compte d’un organisme de formation, VR Admin Pro peut avoir accès aux informations strictement nécessaires à la réalisation de la formation, notamment :
- Nom et prénom ;
- Entreprise ;
- Fonction ;
- Adresse e-mail ;
- Informations liées à la session de formation.
La gestion administrative des stagiaires peut être assurée directement par l’organisme de formation et sa plateforme dédiée. Dans ce cas, VR Admin Pro accède uniquement aux informations nécessaires à son intervention.
4. Prise de rendez-vous avec Calendly
VR Admin Pro utilise Calendly pour permettre la prise de rendez-vous en ligne.
Lorsque vous choisissez de prendre rendez-vous via le lien disponible sur le site, vous êtes redirigé vers le site de Calendly.
Les informations demandées par VR Admin Pro sont actuellement :
- Nom et prénom ;
- Adresse e-mail ;
- Date et heure du rendez-vous.
Calendly est synchronisé avec le calendrier professionnel Outlook de VR Admin Pro.
Les données traitées par Calendly peuvent être hébergées aux États-Unis. Calendly prévoit dans son accord de traitement des données des mécanismes destinés à encadrer les transferts de données depuis l’Espace économique européen, notamment les clauses contractuelles types.
Calendly dispose de son propre dispositif de gestion des cookies sur ses pages de réservation, permettant notamment de refuser les cookies optionnels ou de paramétrer les préférences.
5. Messagerie et communication
Les communications professionnelles sont principalement gérées avec Microsoft Outlook, dans l’environnement professionnel Microsoft 365 de VR Admin Pro.
Les pièces jointes nécessaires au suivi d’une prestation peuvent être enregistrées dans le dossier correspondant du client dans OneDrive.
Certaines informations présentes dans les e-mails peuvent être conservées lorsqu’elles sont nécessaires au suivi de la relation commerciale ou contractuelle ou lorsqu’une obligation légale ou un besoin de preuve justifie leur conservation.
6. Hébergement et stockage des documents
Le site vradminpro.fr est exploité sur la plateforme WordPress.com / Automattic.
Automattic traite certaines informations relatives aux visiteurs des sites de ses utilisateurs dans le cadre de ses services. Automattic précise également que le propriétaire du site reste responsable de fournir aux visiteurs sa propre information sur les traitements réalisés.
Les documents professionnels de VR Admin Pro sont principalement stockés dans Microsoft OneDrive professionnel.
Microsoft prévoit pour ses services professionnels des engagements contractuels de protection des données dans son Data Protection Addendum. Microsoft 365 fait également partie des services concernés par l’EU Data Boundary, sous réserve des exceptions documentées par Microsoft.
7. Réseaux sociaux
VR Admin Pro est présente sur :
- LinkedIn ;
- Facebook ;
- Instagram.
Le site peut comporter des liens ou boutons permettant d’accéder à ces plateformes ou de partager un contenu.
Ces liens dirigent vers les plateformes concernées. Les traitements réalisés ensuite par ces services sont régis par leurs propres politiques de confidentialité.
Lorsque vous contactez VR Admin Pro via un réseau social et que votre demande devient une véritable démarche commerciale, les informations strictement nécessaires peuvent être reportées dans le CRM professionnel de VR Admin Pro afin d’assurer le suivi de votre demande.
VR Admin Pro n’utilise actuellement aucune campagne de publicité ciblée payante sur ces réseaux.
8. Cookies et mesure d’audience
VR Admin Pro cherche à limiter l’utilisation de traceurs sur son site au strict nécessaire.
Google Analytics n’est plus utilisé sur vradminpro.fr.
À la date de mise à jour de la présente politique, des vérifications en navigation privée ont été réalisées après son retrait et n’ont pas révélé de cookies déposés par vradminpro.fr à l’arrivée du visiteur.
VR Admin Pro utilise les statistiques proposées par WordPress pour disposer d’informations générales sur la fréquentation du site.
Les liens vers Calendly, LinkedIn, Facebook ou d’autres services tiers conduisent vers des sites externes susceptibles d’utiliser leurs propres cookies selon leurs politiques et paramètres respectifs.
Les règles relatives aux traceurs dépendent de leur finalité. La CNIL précise notamment que les solutions de mesure d’audience ne peuvent être exemptées de consentement que sous certaines conditions strictes, notamment lorsqu’elles sont limitées à la mesure d’audience pour le compte de l’éditeur et ne permettent pas un suivi global des utilisateurs.
Cette section pourra être actualisée en cas de modification des outils utilisés sur le site.
9. Utilisation d’outils d’intelligence artificielle
VR Admin Pro utilise certains outils d’intelligence artificielle pour assister son activité professionnelle, notamment pour la rédaction, l’aide bureautique, la création de procédures, la veille ou la création de supports.
Des règles internes sont appliquées afin notamment de :
- Limiter les données transmises aux outils d’IA ;
- Ne pas transmettre inutilement de données personnelles ou confidentielles ;
- Utiliser certains outils uniquement avec des contenus publics ou non confidentiels ;
- Encadrer spécifiquement l’utilisation d’outils d’IA lorsqu’un contenu appartient à un client ;
- Vérifier humainement les contenus produits avant leur utilisation professionnelle.
Aucune intelligence artificielle n’est actuellement utilisée par VR Admin Pro pour prendre seule une décision produisant des effets sur une personne.
10. Destinataires et prestataires
En fonction du traitement concerné, certaines données peuvent être traitées au moyen des prestataires utilisés par VR Admin Pro, notamment :
- Microsoft 365, pour la messagerie, le stockage et les outils collaboratifs ;
- Qonto, pour la facturation et les services financiers concernés ;
- WordPress.com / Automattic, pour le site internet ;
- Calendly, pour la prise de rendez-vous ;
- Zoom et Microsoft Teams, pour les visioconférences lorsque ces services sont utilisés.
D’autres outils peuvent intervenir ponctuellement dans le cadre d’une prestation lorsque leur utilisation est nécessaire et appropriée.
VR Admin Pro veille à limiter l’accès aux données aux seules personnes et prestataires qui en ont besoin pour la finalité concernée.
11. Transferts de données hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires utilisés par VR Admin Pro peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque cela est nécessaire, ces traitements doivent être encadrés par les garanties prévues par la réglementation applicable, telles qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types, selon la situation.
Par exemple, Calendly indique héberger les données utilisateurs et invités aux États-Unis et prévoit notamment les clauses contractuelles types dans son DPA pour les transferts concernés depuis l’EEE.
Microsoft documente pour sa part son EU Data Boundary pour les services Microsoft d’entreprise concernés, ainsi que certaines situations limitées dans lesquelles des données peuvent continuer à être traitées en dehors de cette zone.
12. Durées de conservation
VR Admin Pro ne conserve pas les données personnelles indéfiniment.
Les données sont conservées pendant une durée adaptée à leur finalité et aux obligations applicables.
À titre général :
- Les données des prospects sont conservées pendant la durée nécessaire au suivi commercial puis supprimées ou archivées selon les règles applicables ;
- Les données clients sont conservées pendant la relation contractuelle puis uniquement pendant les durées nécessaires aux obligations légales, à la preuve ou à la gestion d’éventuels litiges ;
- Les documents comptables soumis à une obligation de conservation sont archivés pendant la durée légale applicable ;
- Les données confiées à VR Admin Pro dans le cadre d’une prestation réalisée pour le compte d’un client sont conservées ou supprimées conformément aux instructions du client et aux obligations applicables.
Les données de facturation soumises aux obligations comptables peuvent notamment être conservées pendant dix ans.
13. Sécurité de vos données
VR Admin Pro met en œuvre des mesures destinées à protéger les données contre les accès non autorisés, la perte, l’altération ou la divulgation.
Ces mesures comprennent notamment :
- Accès aux données réservé à Vanessa Romero ;
- Authentification multifacteur sur les principaux comptes professionnels ;
- Utilisation d’un environnement Microsoft 365 professionnel ;
- Stockage des documents professionnels dans OneDrive ;
- Sauvegardes régulières ;
- Chiffrement de la sauvegarde externe ;
- Utilisation d’un gestionnaire de mots de passe ;
- Limitation des droits d’accès aux outils clients ;
- Mises à jour automatiques du poste Windows 11 ;
- Vigilance lors des partages de fichiers et écrans ;
- Absence d’enregistrement systématique des visioconférences.
14. Vos droits
Selon la situation et la base juridique du traitement, vous pouvez disposer notamment :
- D’un droit d’accès à vos données ;
- D’un droit de rectification ;
- D’un droit à l’effacement dans les situations prévues par la réglementation ;
- D’un droit à la limitation du traitement ;
- D’un droit d’opposition, notamment lorsque celui-ci est applicable ;
- D’un droit à la portabilité dans les situations prévues par le RGPD.
Le RGPD prévoit ces différents droits aux articles 15 à 22 et impose au responsable du traitement de faciliter leur exercice.
Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter VR Admin Pro à l’adresse e-mail professionnelle indiquée sur le site.
Une vérification de votre identité pourra être demandée lorsque cela est nécessaire afin d’éviter de transmettre des données à une personne non autorisée.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité française de protection des données personnelles.
15. Modification de la politique de confidentialité
La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte :
- De l’évolution des activités de VR Admin Pro ;
- De l’ajout ou du retrait d’un outil ;
- D’une modification des traitements réalisés ;
- D’une évolution réglementaire.
La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.